Compliance og etterlevelse

PEP- og sanksjonskontroller er særlig viktige for visse typer virksomheter og organisasjoner. Disse kontrollene er kritiske for å forhindre ulovlige aktiviteter som hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme. Her er noen av de sektorene og aktørene som har mest behov for disse kontrollene:

1. Finansinstitusjoner: Banker, forsikringsselskaper, og andre finansinstitusjoner må gjennomføre PEP- og sanksjonskontroller for å overholde internasjonale og nasjonale regelverk. Disse institusjonene håndterer store mengder penger og er ofte mål for ulovlige finansielle aktiviteter.
2. Advokatfirmaer og regnskapsbyråer: Disse profesjonene håndterer klientmidler og gir råd om finansielle og juridiske transaksjoner, noe som gjør dem til viktige ledd i å oppdage og forhindre økonomisk kriminalitet.
3. Eiendomsmeglere: Eiendomstransaksjoner kan være en måte å hvitvaske penger på. Meglere må derfor utføre nødvendige bakgrunnssjekker på kjøpere og selgere for å sikre at midlene som brukes i transaksjonene er lovlige.
4. Kasinovirksomheter: Kasinoer håndterer store mengder kontanter og er derfor utsatt for risiko knyttet til hvitvasking av penger. PEP- og sanksjonskontroller hjelper til med å identifisere risikofylte kunder.
5. Teknologi- og betalingsplattformer: Med økningen i digitale betalinger, må disse plattformene sikre at de ikke prosesserer transaksjoner som er knyttet til sanksjonerte enheter eller individer.
6. Handelsbedrifter med internasjonal virksomhet: Bedrifter som handler med og sender varer internasjonalt, må sjekke at de ikke samhandler med sanksjonerte land, bedrifter eller individer.
7. Non-profit organisasjoner og veldedighetsorganisasjoner: Selv disse må utføre kontroller for å sikre at de ikke utilsiktet støtter terroraktiviteter eller andre sanksjonerte aktiviteter gjennom deres humanitære arbeid.

PEP- og sanksjonskontroller er dermed avgjørende for mange organisasjoner for å oppfylle lovpålagte krav og beskytte seg mot risikoer forbundet med økonomisk kriminalitet.

Det er flere grunner til at det er viktig å kontrollere PEP- (politisk eksponerte personer) og sanksjonslister. Dette er avgjørende praksiser for å forhindre og avdekke ulike former for finansiell kriminalitet, og de støtter også bredere samfunnsmessige og politiske mål:

1. Forebygging av hvitvasking av penger: PEP-er og personer på sanksjonslister er ofte under streng overvåkning fordi de har større mulighet og potensielle motivasjoner til å engasjere seg i hvitvasking av penger. Ved å utføre disse kontrollene, kan institusjoner bidra til å hindre at deres tjenester brukes til å rense penger oppnådd gjennom kriminell aktivitet.
2. Forhindring av finansiering av terrorisme: Sanksjonslister inneholder navn på individer og enheter som er kjent for eller mistenkt for å finansiere terrorisme. Å kontrollere disse listene er avgjørende for å sikre at virksomheter ikke utilsiktet støtter eller finansierer terrorhandlinger.
3. Juridisk overholdelse: Mange land har strenge lover som krever at bedrifter utfører nødvendige bakgrunnssjekker på PEP-er og sanksjonerte enheter. Å overse disse kravene kan føre til betydelige bøter, rettssaker, eller andre juridiske sanksjoner.
4. Reputasjonsstyring: Virksomheter som feiler i å utføre tilstrekkelige kontroller risikerer å skade deres omdømme dersom de blir assosiert med kriminelle aktiviteter eller brudd på sanksjoner. Slik skade kan være dyrt og tidkrevende å reparere.
5. Internasjonal handel og reguleringer: Bedrifter som opererer på tvers av landegrenser må sikre at de ikke bryter internasjonale sanksjoner som kan være på plass mot spesifikke land, organisasjoner eller individer. Feil i dette kan ikke bare medføre juridiske konsekvenser, men også økonomiske tap og handelshindringer.
6. Overholdelse av internasjonale standarder: Internasjonale finansielle organer som Financial Action Task Force (FATF) har etablert retningslinjer som krever medlemsland og deres finansinstitusjoner å implementere PEP- og sanksjonskontroller. Overholdelse av disse standardene er viktig for global økonomisk integrasjon og samarbeid.

Kort sagt, å kontrollere PEP og sanksjonslister er en viktig del av risikostyringen i en organisasjon og bidrar til å sikre at virksomheten opererer lovlig, etisk og ansvarlig på global skala.

PEP- og sanksjonslister oppdateres regelmessig av de myndigheter og organisasjoner som er ansvarlige for dem. Frekvensen av oppdateringer varierer avhengig av flere faktorer, som de spesifikke retningslinjene og reglene som gjelder i forskjellige land og jurisdiksjoner, samt organisasjonens egne policyer og behov. Her er noen generelle aspekter å vurdere:

PEP-lister:

Oppdateres når det skjer endringer i politiske posisjoner og embeter. Dette kan være ved valg, regjeringsskifter eller andre hendelser som påvirker PEP-statusen til en person.

Oppdateringene kan skje relativt ofte i forbindelse med politiske hendelser og endringer i ledelsen. Noen organisasjoner oppdaterer sine PEP-lister-månedlig, mens andre kan gjøre det kvartalsvis eller etter behov.

Sanksjonslister:

Oppdateres når det foreligger ny informasjon om personer, enheter eller land som bør inkluderes på listen eller fjernes fra den. Dette kan skyldes hendelser som internasjonale sanksjoner, juridiske avgjørelser eller endringer i politiske forhold. Noen lister oppdateres daglig, mens andre kan oppdateres mindre hyppig, for eksempel månedlig eller kvartalsvis.

Når du gjør en søkning mot PEP- eller sanksjonslister i Proff Forvalt sin tjeneste, får du alltid tilgang til den nyeste tilgjengelige informasjonen som oppdateres i sanntid, enten du inngår avtale med en ny motpart eller følger opp eksisterende forretningsforbindelser.

1. Overholdelse av lovgivning: Å sikre at virksomheten overholder alle relevante lokale, nasjonale og internasjonale lover. Dette kan omfatte alt fra anti-hvitvaskingsregler (AML) og korrupsjonslover (som FCPA - Foreign Corrupt Practices Act og UK Bribery Act), til spesifikke industrirelaterte forskrifter.
2. Identifisering av tredjepartsrisiko: Vurdere risiko knyttet til kunder, leverandører, og andre forretningspartnere. Dette inkluderer å sjekke om tredjeparter er involvert i korrupte aktiviteter, om de er på sanksjonslister, eller om de har blitt straffet for brudd på compliance-regelverk.
3. Sanksjonsscreening og PEP-vurderinger: Undersøke om en forretningspartner eller kunde står oppført på noen internasjonale sanksjonslister, eller om de er politisk eksponerte personer (PEP), som kan utgjøre en høyere risiko for korrupte praksiser og hvitvasking av penger.
4. Anti-hvitvasking (AML): Verifisere opprinnelsen til midler for å sikre at virksomheten ikke håndterer penger som stammer fra eller er ment for ulovlig bruk.

Prosess for due diligence i compliance:

1. Innsamling av informasjon: Få detaljert informasjon om potensielle kunder, leverandører eller partnere gjennom spørreskjemaer, offentlige databaser, og andre kilder.
2. Risikovurdering: Analysere informasjonen for å identifisere potensielle risikoer. Dette kan innebære alt fra finansiell stabilitet til tidligere juridiske problemer.
3. Verifikasjon: Bekrefte autentisiteten av informasjonen som er samlet inn. Dette kan inkludere bakgrunnssjekker, kredittsjekker, og revisjoner.
4. Overvåkning og gjennomgang: Kontinuerlig overvåkning av forholdet for å sikre at compliance opprettholdes over tid. Dette inkluderer regelmessige revisjoner og oppdateringer basert på ny informasjon.

Viktigheten av due diligence i compliance:

Due diligence er avgjørende i en compliance-kontekst fordi det hjelper bedrifter å minimere risiko, beskytte deres omdømme, og unngå de ofte høye kostnadene ved non-compliance. Det sikrer at virksomheten opererer på en ansvarlig og lovlig måte, og det beskytter mot involvering i tvilsomme forhold som kan føre til juridiske konsekvenser.